Onnistunut opintomatka

Onnistunut järjestölähtöinen opintomatka

Pete Nieminen & Ari Inkinen 2017

Tämän kuvauksen tarkoituksena on helpottaa järjestölähtöisen opinto- ja tutustumismatkan järjestelyiden ja toteutuksen onnistumista.

Avainsanoja ovat Kokemus – Ymmärrys – Oivallus –- Vahvistus.

Opintomatkan tarkoitus

Järjestölähtöisen opintomatkan tarkoituksena on yleensä saada ensikäden tietoa jostain toimintamallista tai –muodosta suoraan sen todellisessa toimintaympäristössä, sen toteuttajilta ja siihen osallistuvilta ihmisiltä. Opintomatkalla osallistuja saa tiedon lisäksi myös mahdollisuuden omiin havaintoihin, kokemukseen ja oivallukseen. Ihmisten kohtaamisen kautta ymmärrys toimintamallin tarkoituksesta ja hyödyllisyydestä täydentyy.

Suunnittelu ja valmistelu

Matkan suunnittelu kannattaa aloittaa noin vuosi ennen sen toteutusta. Huomio että kohdemaasi ei välttämättä ole niin järjestäytynyt kuin Suomi. Eri maissa on työkulttuurisia eroja. Sähköposteja ei välttämättä lueta tai niin ei ole tapana vastata. Viestisi voi joutua myös roskapostiin. Puhelimella tavoitat ihmisiä ja pystyt sopimaan asioita nopeammalla aikataululla, kuin sähköpostitse.

Internet tuo toimipaikat ja toimintamallit pintapuolisesti saataville. Varmistu kuitenkin niiden todellisesta luonteesta ja toiminnasta ennen kohteen valintaa. Hyödynnä kohdemaan paikallista tuntemusta. Jos löydät sopivan kontaktitahon tai henkilön, joka voi auttaa järjestelyissä säästät runsaasti aikaa.

Osallistujien kokoaminen ja ryhmän koko

Opintomatkan osallistujien kokoaminen voi alkaa jo ohjelman suunnitteluvaiheessa, Voitte yhdessä luoda onnistuneen kokonaisuuden. Huomioi kuitenkin lähtijät tarvitsevat kustannusten maksajan suostumuksen, joka voi joillekin tarkoittaa yli vuoden aikaikkunaa.

Jos ryhmäsi koko on 2-4 henkilöä, mahdutte tarvittaessa yleensä yhteen taksiin. Pääsette matkustamaan jouhevasti, mahdutte ruokailemaan lähes minne tahansa eikä ryhmänne herätä liikaa huomiota kohteissa. 5­–8 henkilön ryhmän liikuttaminen vaatii tarkempaa suunnittelua, mutta tuo samalla enemmän silmiä ja korvia asioiden omaksumiseen. Yli kahdeksan henkilön ryhmien liikuttamisessa etukäteen tilatut kuljetukset ja ruokailut ovat tarpeen. Selvitä myös ovatko lähtijät kokeneita matkaajia vai tarvitsevatko he apua ennen matkaa.

Osallistujien odotukset ja toiveet

Osallistujien toiveet, kontaktit ja paikallistuntemusta kannattaa hyödyntää jo suunnitteluvaiheessa. Koosta toiveista ja tavoitteista itsellesi kuva, jonka voit jakaa lähtijöiden kanssa. Jokainen osallistuja on itse vastuussa omasta oppimisestaan. Se on syytä kertoa, jo ilmoittautumisvaiheessa. Sopikaan myös pelisäännöt käytännön asioihin. Tavatkaa ennen yhteistä matkaa.

Kohteiden valinta ja sopiminen

Kohteiden valinnassa kannattaa huomioida niiden välinen etäisyys ja saavutettavuus. Jos kohteesi sijaitsee samassa kaupungissa, vaatii siirtymiset riittävän määrän aikaa. Ruuhkaisissa kaupungeissa matka voi viedä tuplaten mitä olet suunnitellut. Hyödynnä paikallistuntemusta. Kohteiden sijainnit voivat varmistaa itsellesi esim. Googlen tai vast. katukamerakuvista. Yhteen päivään voit ottaa korkeintaan kolme tutustumiskohdetta, jos matkustusajat sen sallivat. Jätä aikaa reflektiolle. Sovi myös vastavuoroisuudesta. He voivat olla kiinnostuneita meistä.

Jos matkajohtaja on käynyt kohteissa ennen vierailuja, pystytään paremmin arvioimaan kohteen sopivuutta ohjelmaan. Henkilökohtaisen vuorovaikutuksen avulla voidaan myös varmistaa, että kohteessa esitellään sitä mihin ollaan tutustuttu. Käynti kohteessa myös nopeuttaa asioiden sopimusta ja konkretisoi vierailun myös kohteelle.

Matkustaminen kohdealueelle

Järjestelyiden kannalta erityisesti Euroopan ulkopuolisten kohteiden osalta on helpompaa, jos ryhmä kokoontuu kotimaisella lentokentällä ennen turvatarkastuksia. Käytä matkatoimistoa ja toimita kuitenkin kaikille matkaliput, huonejärjestelyt ja ohjelma etukäteen.

Matkan alkaminen voidaan sopia myös suoraan kohdekaupunkiin. Sovitusta tapaamispaikasta, esim. hotellista on helppo aloittaa yhteinen ohjelma. Osa ryhmäläisistä on voinut saapua kohteeseen etukäteen ja tutustua tarvittaessa oman organisaationsa paikallisiin toimijoihin tai omiin kohteisiin. Järjestäjältä säästyy aikaa lentolippujen järjestämisen tuomasta lisätyöstä.

Huomio muutamia käytännön asioita:

  1. Lähtijän nimi on siinä muodossa, kuin se on passiin kirjoitettu,
  2. Lähtijän puhelinnumero ja sähköpostiosoite lentoyhtiötä ja muita matkalaisia varten sekä matkasuunnitelmia ja yhteydenpitoa varten.
  3. Allergiat tai muu olennainen tieto, kuten sairaudet, liikuntarajoitteet tai vast. jotka voivat vaikuttaa matkan järjestelyihin.
  4. Kuka jakaa liput, missä ja koska. Missä tavataan ja millä liikutaan kohdealueella. Mitkä ovat tapaamisajat ja paikat.

Toiminta tutustumiskohteissa

Aamu tapaamisessa matkajohtaja käy ryhmän kanssa läpi päivän kohteet ja tutustumisten tavoitteet. Jaa tarvittaessa roolit vierailuja varten, niin ryhmäläiset voivat kiinnittää huomioita eri asioihin.

Varmista käynti vielä edellisenä päivänä kohteen yhteyshenkilöltä. Sovi tarkka tapaamispaikka ja ole tietoinen siitä myös itse. Olkaa ajoissa paikalla. Varaa tarvittaessa lounaspaikka kohteen vierestä. Vie tuliaisia, luo niin sopiva tarina ja kiinnitä se kohteeseen. Huomioi kuvaamiseen liittyvät pelisäännöt. Varmista tarvitsetteko tulkkausta ja huomioi tulkin käytön vaatima lisäaika ja kulut.

Varaa aikaa keskusteluihin. Joskus voit saada kohteesta enemmän irti, jos et pyydä esitystä. Kahvipöytäkeskustelussa koko henkilöstön tai asiakkaiden kanssa käyty keskustelu voi tuoda enemmän tietoa, kuin esitykset. Pyri tapaamaan toimintoja käyttävät ihmiset, vapaaehtoiset ja henkilöstö. Saat ruohonjuuritason tietoa.

Matkakokemusten kokoaminen

Matkakokemukset, oivallukset ja havainnot kannattaa koota matkan aikana. Luo tarvittaessa verkkoon (Webropol tai vast.) lomake, johon ryhmäläiset voivat tuottaa jo kohteessa ollessa tietoa ja havaintoa. Keskustelkaa kokemastanne, vaikka yhteisten ruokailujen aikana. Sopikaa, kuka kokoaa minkäkin kohteen asiat. Tuottakaa yhteinen dokumentti ja julkaiskaa se vaikka Innokylässä.

Julkaistu 24.8.2017